Kako opremiti računovodstvenu kancelariju sa nameštajem

Poziv nam je stigao iz jedne računovodstvene agencije u Novom Sadu. Vlasnik nam je rekao da zaposleni imaju dovoljno mesta za rad, ali da kancelarija svakog petnaestog u mesecu izgleda kao arhiva u kojoj je neko slučajno postavio nekoliko računara.

Dogovorili smo dolazak iz našeg Modrulj salona u Petrovaradinu. Već na ulazu smo videli zašto kupovina još jednog ormara ne bi rešila problem. Registratori su zauzeli zidove, dokumenta su prelazila sa jednog stola na drugi, a stolice su birane u različitim periodima bez mnogo pažnje prema osobama koje ih koriste.

Agencija je imala tri zaposlena i svakodnevne dolaske klijenata. Posao se obavljao uredno, ali prostor nije pratio njihov način rada. Naš zadatak zato nije bio da unesemo što više komada nameštaja, već da izaberemo kancelarijski nameštaj koji će osloboditi stolove, skratiti put do dokumentacije i obezbediti pristojno mesto za razgovor sa klijentom.

Ključne tačke

• Radni sto treba da primi monitor, tastaturu i otvorenu dokumentaciju bez stalnog pomeranja papira.
• Stolica knjigovođe mora da se podesi prema osobi koja na njoj provodi najveći deo dana.
• Aktivni predmeti treba da budu uz radno mesto, a završena dokumentacija u zatvorenom ormaru.
• Stolica za klijenta ne treba da zatvori prolaz ili ometa otvaranje fioka.
• Dimenzije nameštaja moraju da prate položaj vrata, prozora, radijatora i utičnica.
• Svaki izabrani proizvod treba da rešava jasno određen problem u kancelariji.

Nameštaj koji smo izabrali za računovodstvenu kancelariju

Posle merenja prostorije i razgovora sa zaposlenima izdvojili smo pet proizvoda. Svaki komad dobio je određenu namenu, pa nijedan deo kancelarije nije popunjen samo zato što je na tom mestu ostalo slobodnog prostora.

Ergonomska kancelarijska stolica za celodnevni rad knjigovođe

 

Ovaj model smo izabrali za zaposlenu koja najveći deo dana provodi za računarom. Njena prethodna stolica imala je duboko sedište i fiksne rukonaslone, pa nije mogla da se približi tastaturi bez naginjanja prema prednjoj strani stola.

Vlasnik agencije je prvobitno želeo tri iste stolice. Posle razgovora smo ustanovili da jedna osoba deo nedelje radi van kancelarije, pa smo prednost dali radnom mestu koje se koristi tokom celog dana.

Kod ovog modela dubina sedišta može da se prilagodi građi korisnika, a rukonasloni mogu da se spuste do položaja koji dozvoljava bliži prilaz radnoj ploči. Mrežasti naslon, podesivi glavonaslon, regulacija otpora nagiba i gumeni točkići dopunjuju osnovna podešavanja.

Kada smo stolicu postavili za sto, zaposlena je sela u položaj u kojem inače radi. Tek tada smo podesili visinu, dubinu sedišta i rukonaslone. Na taj način je odmah mogla da proceni razliku u odnosu na staru stolicu, umesto da model ocenjuje samo prema mekoći sedišta.

Kupci u salonu često sednu na stolicu nekoliko minuta i odmah donesu odluku. Za posao koji zahteva više sati rada za računarom važnije je koliko dobro model može da prati visinu korisnika, položaj ruku i dubinu radne ploče.

Ovakav pristup u skladu je sa preporukama Evropske agencije za bezbednost i zdravlje na radu, koja naglašava da radna stolica i radna površina treba da budu prilagođene korisniku kako bi se smanjilo opterećenje mišićno-koštanog sistema.

Veći izbor modela za svakodnevni kancelarijski rad nalazi se u kategoriji ergonomske stolice.

Kancelarijski sto za monitor, registratore i dnevnu dokumentaciju

 

Ovaj model smo postavili na radno mesto vlasnika agencije, gde se tokom dana smenjuju rad na računaru, kontrola dokumenata i razgovori sa klijentima. Stari sto je imao dubinu od približno 60 centimetara, pa je monitor zauzimao sredinu ploče, a registratori su mogli da se otvore samo sa strane.

Problem nije predstavljao samo nedostatak prostora. Papiri su se stalno pomerali, pa zaposleni nisu imali slobodnu površinu na kojoj mogu da uporede fakturu, izvod i podatke prikazane na monitoru.

Kod ovog modela radna ploča ima dubinu od 80 centimetara, pa monitor može da se pomeri prema zadnjem delu stola. Ispred njega ostaje prostor za tastaturu i otvorenu dokumentaciju. Kupac može da izabere boju i materijal, a proizvođač navodi i mogućnost izrade prema dimenzijama prostora.

Za kancelariju u Novom Sadu izabrali smo varijantu širine 160 centimetara. Veći sto bi pružio dodatnu površinu, ali bi prišao preblizu prozoru i otežao pristup susednom ormaru.

Monitor smo postavili u zadnju trećinu ploče. Levu stranu ostavili smo za dokumentaciju koja je trenutno u obradi. Desna strana služi za papire koje klijent donese na sastanak, pa više nema potrebe da se ceo sto raščišćava pre svakog dolaska.

Veliki sto nema posebnu vrednost kada su prolazi uski, a vrata ormara ne mogu potpuno da se otvore. Zbog toga pri izboru modela prvo proveravamo raspoloživu širinu, pa tek zatim biramo dužinu ploče.

Druge dimenzije i konstrukcije možete pogledati u ponudi kancelarijskih stolova. Modrulj u toj kategoriji ima standardne stolove, kabinetske modele i radne stanice za više zaposlenih.

Pokretna kaseta sa fiokama za aktivnu računovodstvenu dokumentaciju

 

Ovaj model smo dodali uz glavni radni sto kako bismo odvojili dokumenta koja se trenutno koriste od završene arhive. Pre naše posete, aktivni predmeti su stajali pored monitora, ispod tastature i na vrhu registratora.

Zaposleni su tokom jedne nedelje obično imali nekoliko predmeta koji čekaju potpis, dopunu ili konačnu proveru. Takva dokumentacija nije pripadala velikom ormaru na drugom kraju prostorije, ali nije smela ni da zauzme čitavu radnu ploču.

Kod ovog modela tri fioke omogućavaju jasnu podelu sadržaja, a točkići dozvoljavaju promenu položaja bez pražnjenja kasete. Na stranici proizvoda navedene su dimenzije 40 × 50 × 60 centimetara, osnovni izbor četiri dezena i mogućnost porudžbine drugih boja.

Gornju fioku smo namenili pečatima i dokumentima koja ne treba ostaviti na stolu. U srednju fioku smestili smo kancelarijski pribor. Donja je ostala za aktivne predmete koji čekaju dopunu ili potpis klijenta.

Kasetu smo postavili sa unutrašnje strane stola. Zaposleni može da joj priđe bez ustajanja, a klijent sa druge strane stola nema neposredan pristup fiokama.

Kod jednog ranijeg klijenta imali smo kasetu koja je bila postavljena između stola i zida. Posle nekoliko dana korisnik je primetio da mu više odgovara sa leve strane, pa je raspored promenjen bez pomeranja ostalog nameštaja. Upravo takva prilagodljivost ima veću vrednost od dodatne fioke koja ostaje trajno vezana za sto.

Slična rešenja za manji poslovni prostor nalaze se u kategoriji komode i kasete.

Konferencijska stolica za prijem klijenata u računovodstvenoj agenciji

 

Ovaj model smo izabrali za mesto preko puta vlasnika agencije. Prethodna fotelja imala je široku bazu sa točkićima, pa je posle izvlačenja zatvarala prolaz do ormara.

Vlasnik nam je opisao slučaj kada je zaposleni morao da sačeka kraj razgovora sa klijentom da bi uzeo registrator. Vrata ormara nisu mogla da se otvore bez pomeranja gosta i njegove stolice.

Kod ovog modela metalna konstrukcija pruža stabilan položaj, a tapacirano sedište i naslon odgovaraju kraćim sastancima sa klijentima. Proizvođač navodi ergo uložak u sedištu i naslonu, sunđer u naslonu debljine 40 milimetara i više mogućnosti za izbor materijala.

Za novosadsku agenciju izabrali smo neutralan štof koji se uklapa sa ostatkom nameštaja. Rukonaslone nismo dodali, jer bi proširili stolicu i ponovo smanjili prostor za prolaz.

Klijent kod knjigovođe obično sedi tokom predaje dokumentacije, potpisa ili kraćeg razgovora o obavezama. Za takvu namenu kompaktna konferencijska stolica često predstavlja bolji izbor od velike radne fotelje.

Još modela za sastanke, prijemne prostorije i čekaonice nalazi se u kategoriji konferencijske stolice.

Zatvoreni kancelarijski ormar za registratore i arhivu

 

Ovaj model smo odabrali zato što je najveći deo registratora bio smešten na otvorenim policama naspram ulaza. Fascikle različitih boja, stare oznake i privremeni papirići stvarali su utisak nereda čim klijent uđe u kancelariju.

Zatvaranje arhive nije imalo samo estetsku svrhu. Zaposleni su na otvorene police odlagali i dokumenta koja još nisu završena, jer je slobodna površina bila lako dostupna. Posle nekoliko dana više nije bilo jasno šta pripada arhivi, a šta treba ponovo pregledati.

Kod ovog modela dve pokretne police mogu da se prilagode visini registratora, a dvokrilna vrata zaklanjaju sadržaj ormara. Medium varijanta ima dimenzije 130 × 80 × 40 centimetara, dok mini varijanta ima jednu pokretnu policu i visinu od 80 centimetara.

Na gornju policu smestili smo registratore koji se koriste nekoliko puta mesečno. Srednji nivo dobio je dokumentaciju za tekuću godinu. Donji deo ostao je za teže registratore koji se ređe pomeraju.

Starije arhivske godine nismo vratili u radnu kancelariju. Agencija je imala malu pomoćnu prostoriju u kojoj su stajale prazne kutije i neispravna oprema. Posle raščišćavanja dobili smo dovoljno mesta za dokumentaciju koja ne mora svakog dana da bude uz zaposlene.

Ponuda kancelarijskih ormara i plakara obuhvata otvorene i zatvorene modele za dokumentaciju, registratore i poslovni materijal.

Šta treba izmeriti pre kupovine kancelarijskog nameštaja

Prilikom planiranja radnog mesta korisno je voditi se ergonomskim smernicama koje preporučuju dovoljno prostora za kretanje, pravilan položaj monitora i lako dostupan radni pribor.

Pre porudžbine zapišite širinu i dubinu prostorije. Izmerite vrata, prozore, radijatore i razmak do utičnica. Otvorite postojeće ormare i proverite koliko prostora zauzimaju vrata.

Zatim pratite jedan uobičajen radni dan:

Odgovori daju bolju osnovu za izbor nameštaja od same kvadrature. Prostor od dvadeset kvadratnih metara može da bude prijatan za tri osobe, ali isti prostor brzo postaje tesan kada ga popune preduboki ormari i široke fotelje.

Često postavljana pitanja